Відколи в Україні запровадили воєнний стан, тема військового обліку перестала бути суто формальністю для відділу кадрів. Раніше це був один із тих обов’язків, про які всі знали, але мало хто виконував ретельно. Зараз ситуація кардинально змінилася: перевірки стали реальністю, штрафи — теж, а відповідальний за облік на підприємстві може опинитися під адміністративним тиском особисто. Тому розібратися в цьому питанні варто не «колись потім», а зараз.
Ця стаття — для тих, хто веде кадрову роботу або керує підприємством і хоче розуміти, що саме від нього вимагає закон, як це організувати без зайвого хаосу і яких помилок краще уникнути з першого разу.
Хто зобов’язаний вести військовий облік
Почнемо з головного: обов’язок вести військовий облік поширюється на всі юридичні особи незалежно від форми власності. Це стосується і великих підприємств, і невеликих ТОВ із п’ятьма співробітниками, і бюджетних установ, і громадських організацій. Якщо у вас є найманий персонал і ви зареєстровані як юридична особа — ви зобов’язані.
Окремо варто сказати про фізичних осіб-підприємців. ФОП без найманих працівників від цього обов’язку звільнені. Але якщо ФОП має офіційно оформлених найманих працівників — питання стає неоднозначним, і тут краще проконсультуватися з місцевим територіальним центром комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП).
Щодо малого бізнесу — жодних спеціальних винятків за кількістю працівників у законодавстві немає. Навіть якщо у вас троє людей у штаті, серед яких є військовозобов’язані, — облік треба вести.
Яких працівників потрібно обліковувати
Не всі співробітники підлягають військовому обліку. Тут важливо чітко розуміти категорії.
Обліку підлягають:
- Військовозобов’язані — це громадяни, які перебувають у запасі Збройних сил або інших військових формувань. Переважно це чоловіки від 18 до 60 років, але також жінки, які мають військово-облікові спеціальності або пройшли військову службу.
- Призовники — особи, які підлягають призову на строкову військову службу (зазвичай чоловіки від 18 до 25 років, які ще не проходили службу).
- Резервісти — громадяни, які уклали контракт про проходження служби у військовому резерві.
Не підлягають військовому обліку на підприємстві жінки, які не мають військово-облікової спеціальності і не перебувають у запасі, а також особи, визнані непридатними до військової служби за станом здоров’я. Іноземці та особи без громадянства теж не обліковуються в цій системі.
Практична порада: при прийомі на роботу одразу з’ясовуйте статус кожного нового співробітника. Це заощадить час і нерви пізніше.
Документи та журнали: що має бути в наявності
Ось де починається найбільший головний біль для кадровиків. Перелік документів, які треба вести, виглядає об’ємно, але насправді все зводиться до кількох ключових позицій.
Наказ про призначення відповідального за ведення військового обліку. Це перший документ, з якого все починається. Без нього решта не має сенсу. Відповідальним може бути кадровик, секретар, бухгалтер або будь-який інший співробітник — головне, щоб це було закріплено наказом.
Картки первинного обліку військовозобов’язаного (форма № 10). Заповнюються на кожного працівника, який підлягає обліку. Дані беруться з військового квитка або тимчасового посвідчення.
Журнал перевірки стану військового обліку. Фіксує результати внутрішніх перевірок і перевірок з боку ТЦК.
Списки військовозобов’язаних і призовників. Подаються до ТЦК та СП за місцем реєстрації підприємства. Форми та строки подання уточнюйте безпосередньо в місцевому ТЦК, оскільки вони можуть відрізнятися залежно від регіону.
Повідомлення про прийом і звільнення військовозобов’язаних. Надсилаються до ТЦК протягом двох тижнів з дня прийому або звільнення такого працівника.
Усі документи зберігаються у відповідального за облік і мають бути доступні під час перевірки. Зберігати їх у загальній папці «різне» — погана ідея.
Основні обов’язки підприємства: строки і дії
| Дія | Строк виконання | Відповідальний |
|---|---|---|
| Призначення відповідального за військовий облік | При організації обліку або зміні відповідальної особи | Керівник підприємства |
| Перевірка військово-облікових документів при прийомі на роботу | У день прийому | Відповідальний за облік / кадровик |
| Повідомлення ТЦК про прийом військовозобов’язаного | Протягом 2 тижнів з дня прийому | Відповідальний за облік |
| Повідомлення ТЦК про звільнення військовозобов’язаного | Протягом 2 тижнів з дня звільнення | Відповідальний за облік |
| Подання списків військовозобов’язаних до ТЦК | Щорічно (строки уточнюються в місцевому ТЦК) | Відповідальний за облік |
| Звірка даних обліку з ТЦК | За вимогою ТЦК або планово | Відповідальний за облік |
| Оповіщення військовозобов’язаних про виклики до ТЦК | У строки, зазначені у повістці | Відповідальний за облік / керівник |
| Ведення та оновлення карток первинного обліку | Постійно, при зміні даних | Відповідальний за облік |
Як організувати облік на практиці: покроково
Якщо ви тільки починаєте або хочете привести все до ладу — ось послідовність дій, яка реально працює.
- Перший крок — видати наказ про призначення відповідального. Якщо підприємство невелике, цю функцію часто поєднують із кадровою роботою. На великих підприємствах (від 500 осіб) може бути окремий спеціаліст або навіть підрозділ. Головне — щоб людина розуміла, що вона робить, і мала доступ до необхідних документів.
- Другий крок — провести аудит наявного персоналу. Пройдіться по всіх трудових договорах і з’ясуйте, хто з ваших співробітників є військовозобов’язаним або призовником. Попросіть їх надати військові квитки або тимчасові посвідчення. Так, деякі можуть відмовлятися або «забувати» — але це вже їхня відповідальність, а не ваша, якщо ви зробили запит і зафіксували це документально.
- Третій крок — заповнити картки первинного обліку на кожного, хто підлягає обліку. Форму можна знайти на сайті Міністерства оборони або отримати в місцевому ТЦК. Не вигадуйте власних форм — використовуйте затверджені.
- Четвертий крок — налагодити взаємодію з місцевим ТЦК та СП. Зателефонуйте туди, представтеся, уточніть, які саме документи і в які строки вони очікують від вашого підприємства. У різних регіонах можуть бути свої нюанси щодо форм і порядку подання. Краще дізнатися це наживо, ніж потім виправляти помилки.
- П’ятий крок — встановити внутрішній порядок для нових прийомів. Кожен новий співробітник при оформленні має пред’являти військово-облікові документи. Це стандартна процедура, яку треба просто включити в чек-лист прийому на роботу.
Що змінилося після введення воєнного стану
З лютого 2022 року законодавство у сфері військового обліку зазнало суттєвих змін, і підприємства відчули це на собі. Найважливіші зміни стосуються кількох напрямків.
По-перше, значно посилилися вимоги щодо своєчасного повідомлення ТЦК. Якщо раніше на це дивилися крізь пальці, то зараз перевірки стали регулярними, а порушення фіксуються.
По-друге, підприємства зобов’язані сприяти врученню повісток своїм працівникам. Це означає, що якщо представник ТЦК приходить на підприємство з повісткою для конкретного співробітника — роботодавець зобов’язаний забезпечити можливість її вручення. Відмовляти або «не знати» про місцезнаходження людини — вже не варіант.
По-третє, змінилися підходи до бронювання. Деякі категорії працівників можуть бути заброньовані від призову — але це окрема процедура, яка вимагає окремого оформлення через відповідні органи. Сам факт роботи на підприємстві не дає автоматичного бронювання.
Найпоширеніша помилка, яку я бачу на підприємствах — це думка, що якщо нічого не робити, то й перевірки не буде. Зараз це вже не так. ТЦК активно взаємодіють з роботодавцями, і краще бути готовим заздалегідь, ніж пояснювати порушення постфактум.
Відповідальність за порушення військового обліку
Говорити про це неприємно, але необхідно. Адміністративна відповідальність за порушення у сфері військового обліку передбачена Кодексом України про адміністративні правопорушення.
Серед типових порушень, за які накладаються штрафи:
- Неповідомлення або несвоєчасне повідомлення ТЦК про прийом чи звільнення військовозобов’язаного.
- Ненадання списків військовозобов’язаних на вимогу ТЦК.
- Перешкоджання врученню повісток або невжиття заходів для оповіщення працівників.
- Ненадання відомостей про зміну місця проживання або роботи військовозобов’язаних.
Розміри штрафів після змін у законодавстві суттєво зросли. Відповідальність несе насамперед керівник підприємства або призначений відповідальний за облік. Тобто якщо наказ про призначення є, а людина не виконує своїх обов’язків — відповідатиме вона. Якщо наказу немає — відповідатиме керівник.
Важливо розуміти: штрафи — це не найгірше. Набагато гірше — репутаційні наслідки і можливі перевірки з боку інших контролюючих органів, які можуть прийти слідом.
Типові помилки, яких припускаються кадровики
За роки практики можна виділити кілька помилок, які зустрічаються майже скрізь. Не тому що люди погані — просто ніхто не пояснював, як правильно.
Перша і найпоширеніша — не перевіряють документи при прийомі на роботу. Людина приходить, підписує договір, і ніхто не питає про військовий квиток. Потім виявляється, що він військовозобов’язаний, а картка не заповнена і ТЦК не повідомлений.
Друга помилка — повідомляють ТЦК із запізненням або не повідомляють взагалі. Двотижневий строк здається великим, але в метушні прийому нових людей про нього легко забути. Рішення просте: включити це в стандартний чек-лист оформлення.
Третя — журнали або не ведуться, або ведуться формально. Записи робляться заднім числом перед перевіркою. Це видно одразу і лише погіршує ситуацію.
Четверта — плутанина в категоріях. Не всі кадровики чітко розуміють різницю між військовозобов’язаним, призовником і резервістом. Через це або обліковують тих, кого не треба, або навпаки — пропускають тих, кого треба.
П’ята — думають, що якщо працівник сам стоїть на обліку у військкоматі, то підприємство ні за що не відповідає. Це хибна думка. Обов’язок підприємства — вести власний облік і взаємодіяти з ТЦК незалежно від того, що робить сам працівник.
Військовий облік на підприємстві — це не дублювання роботи ТЦК. Це окремий обов’язок роботодавця, який існує паралельно з особистим обліком громадянина.
Коротко про головне
Якщо потрібно зібрати все в один список дій — ось мінімум, який має бути зроблений на кожному підприємстві:
- Видати наказ про призначення відповідального за військовий облік.
- Провести аудит персоналу і визначити, хто підлягає обліку.
- Зібрати копії військово-облікових документів від відповідних працівників.
- Заповнити картки первинного обліку (форма № 10) на кожного.
- Налагодити контакт із місцевим ТЦК та СП і уточнити місцеві вимоги.
- Встановити внутрішній порядок повідомлення ТЦК при прийомі та звільненні.
- Вести журнал перевірки стану обліку.
- Включити перевірку військово-облікових документів у стандартну процедуру прийому на роботу.
Актуальні форми документів можна знайти на офіційному сайті Міністерства оборони України або отримати безпосередньо в місцевому ТЦК та СП. Не варто використовувати форми з неперевірених джерел — вони можуть бути застарілими.
Військовий облік — це не найскладніша ділянка кадрової роботи. Але вона вимагає системності і уваги до строків. Якщо один раз правильно налаштувати процес, далі він працює майже автоматично. Головне — не відкладати це на потім, бо «потім» у нинішніх умовах може виявитися надто пізно.
